ÉVITER LES GAFFES DANS VOS COURRIELS EN DOUZE ÉTAPES

Oops, oh la la, j’ai cliqué « envoi » de mon courriel et je le regrette!

En un seul clic de souris, une e-bévue, devient un remord techno et est à tout jamais immortalisée dans le cyberspace. Tout employé contemporain a au moins une « e-stoire » (histoire) d’horreur courriel à raconter, moi inclus! Cliquez le bouton « Envoyer » et vous pourriez être en train de cliquer bye-bye à votre carrière.

Selon The Radicati Group Inc Statistics Email Report , 2011-2015, en 2011, l’employé de bureau typique envoie et reçoit environ 105 messages par jour. Cela représente 525 courriels par semaine, 2 100 par mois, 25 200 par année et au cours des cinq prochaines années, votre index appuiera 126 000 fois sur votre souris pour lui commander d’envoyer vos écrits dans l’interconnexion mondiale virtuelle. Il n’est donc pas étonnant que des e-gaffes se glissent dans notre quotidien.

Les situations délicates du clavier, vont de l’oubli d’une pièce jointe à l’appui de la touche « Répondre à tous », au lieu de celle « Transférer », vers l’être aimé, pour vous lamenter des délais délirants et des tactiques désuètes de votre coordonnateur de projet.

Une autre erreur digitale, souvent commise par les novices du courriel, est la longue liste d’adresses en c. c., au lieu d’un regroupement nommé et masqué en Cci. N’oublions pas l’envoi d’un courriel au sujet de votre nouvel amant à Chantal, votre patronne au lieu de Chantal, votre meilleure amie.

Finalement, les doigts hyperactifs feront rapidement sonner le téléphone de l’employé du service des ressources humaines lorsqu’il appuiera, sur « Répondre à tous », au lieu de « Répondre », avec le montant de la prime annuelle de grand patron, qui informait tout le personnel, que les RH communiqueraient individuellement, à chacun des employés, le montant qui leur sera versé.

Oh la la, pour la plupart d’entre nous la touche « Envoyer » est maintenant une touche redoutée et pleine d’anxiété. Un accident de doigté peut rapidement causer l’embarras, dévoiler des informations confidentielles, à l’occasion faire sourire ou retenez votre soufflé, mettre fin à votre carrière… expirez maintenant… ouf…

Suite à la descente d’ascenseur de votre estomac et la montée de rougeur de vos joues, voici 12 mesures à prendre pour contrer ou minimiser les effets secondaires du « Syndrome envoyer ».

1. Prenez vos responsabilités.

2. Vous ne pouvez pas vraiment « Rappeler » votre courriel. Plusieurs le liront quand même.

3. Prenez une pause. Éloignez-vous de votre ordinateur. Calmez-vous. Buvez un verre d’eau. Lavez-vous les mains. Res-pir-ez… 1,2, 3… ex-pi-rez… 1,2, 3,

4. Appelez et demandez une rencontre en personne avec le destinataire de votre e-gaffe.

5. Informez le destinataire que vous avez fait une terrible erreur et prévenez-le qu’il sera mécontent.

6. Selon la situation, il peut aussi être aussi judicieux d’informer votre supérieur.

7. Excusez-vous, et annoncez clairement ce que vous ferez pour remédier à votre courriel.

8. Ne minimisez pas votre geste.

9. Acceptez les conséquences de votre gaffe, y compris dans un cas extrême, un éventuel licenciement.

10. À l’avenir, vérifiez toujours le champ « À ».

11. À l’avenir, vérifiez toujours le champ « À » (ce n’est pas une faute de frappe, j’insiste, on vérifie deux fois).

12. Rappelez-vous la règle d’or du courrier électronique : avant d’appuyer sur la touche « Envoi » de votre courriel, imaginez-le à la première page de votre journal favori.

Le courrier électronique est ici pour rester et il représente la majeure partie de vos communications. Allez-y mollo sur vous-même ainsi que sur les autres, mais surtout, attention de ne pas cliquer à vos récipiendaires ce que vous n’aimeriez pas lire dans votre boîte de réception.

Vous vivez une situation délicate? Ce blogue est à votre service, écrivez-moi julie@julieblaiscomeau.com. Votre situation pourrait éclairer d’autres lecteurs.

Publié l25 janvier, 2013 Huffington Post (c) Julie Blais Comeau