ALERTE! VOTRE MESSAGE D’ABSENCE

Vous êtes presqu’en vacances.

Une à une vous rayez les tâches sur votre mégaliste de choses à faire avant de quitter pour vos…? Vacances!

Ouf! Enfin. Vous y voilà.

Il vous reste qu’une dernière chose à faire : annoncer votre absence à ceux qui communiqueront avec vous au téléphone ou par courriel.

Ne faites pas cette tâche à la hâte. Maintenez professionnalisme et une attitude de service jusqu’à la dernière seconde. Suivez ces onze rappels et astuces pour rayonner, même pendant votre absence.

1. Annoncez votre absence avec les dates exactes.

Pour vos communications électroniques faites-le dès la ligne Objet,  Message d’absence vacances – Du date au date 2015.

Au téléphone, « Alerte d’absence vacances, du date au date,2015. ». N’oubliez pas, comme toujours, de vous nommer selon la politique de votre employeur.

Plusieurs prendront note de la période sans cliquer, ou écouter la suite, pour les détails.

Si possible, avec l’accord de votre supérieur, ajoutez-vous un ou deux jours tampons, avant et/ou après, pour quitter organisé et revenir productif, dès vos premières minutes.

Afin d’éviter des surprises pour vos clients et fournisseurs, avisez-les, une ou deux semaines avant votre départ. Au besoin, indiquez le statut de vos dossiers.

2. Débutez avec une salutation.

Demeurez professionnel et maintenez le traditionnel « Bonjour ».

Pas de « Holà », « Aloha » ou la salutation d’usage du lieu de votre congé.

Vous êtes en congé ailleurs et les autres ne le sont pas. Ils sont ici et la salutation de mise est « Bonjour ». De plus, ceux qui ne vous connaissent pas se demanderont si c’est usuel pour vous de saluer ainsi.

3. N’ajoutez pas, « Je suis désolé d’avoir manqué votre appel, ou courriel ». 

« Pourquoi pas Julie? », vous dites.

Vous ne l’êtes probablement pas et ceux qui vous liront, ou écouteront, percevront votre insincérité. Même que certains risquent d’interpréter ce cliché comme de l’ironie.

Avoir des vacances est normal et même bon pour la santé. Allez-y la conscience claire.

4. N’ajoutez pas les détails de vos vacances.

Ne mentionnez pas votre destination, combien vous avez besoin de ce congé, combien meilleur vous serez à votre retour, ou des phrases rigolotes sur ce que vous ferez pour refaire le plein d’énergie.

Ces informations sont superflues et votre crédibilité pourrait en souffrir.

5. Ajoutez les coordonnés d’un contact.

Donnez le nom, le titre, le numéro de téléphone et le courriel d’une personne qui peut offrir du soutien immédiat, pour la durée de votre période d’absence.

Assurez-vous d’avoir partagé les informations pertinentes de vos dossiers en cours, avec cette personne.

6. Invitez l’autre à communiquer avec vous à votre retour.

« Je vous invite à recommuniquer avec moi dès le date. »

Cette astuce minimisera vos messages.

7. Même si vous prendrez vos messages et courriels à distance, il est préférable de ne pas en faire mention.

Ainsi, vous réduirez les réponses très attendues, dès vos premières minutes de retour en poste.

8. Terminez avec une brève formule de salutation.

Mes préférées sont : « Bonne journée », « Au plaisir » et « Salutations ».

Omettre cette politesse, pour vous permettre de quitter quelques secondes plus tôt, vous fera paraitre trop pressé, distrait et non attentionné. Ça n’en vaut pas le coût.

9. Ajoutez une note auto-collante sur votre ordinateur ainsi que votre téléphone, pour vous rappeler de retirer vos messages d’absence en revenant.

Ça ne fait jamais une bonne impression quand votre message est périmé.

Ça peut même être frustrant pour celui qui communique avec vous. Il se demande si votre absence s’est allongée.

10. Détendu, reprenez vos fonctions à pleine capacité, dès votre retour en poste.

Ne vous plaignez pas de la lourde charge de travail pour vous rattraper.

N’ajoutez pas non plus le nombre de courriels dans votre boite de réception. Même si tout le monde acquiesce de cette conséquence incontournable, personne n’est intéressé de connaitre ce nombre. Ce n’est pas une compétition.

Et, ceux qui n’auront pas le loisir de ce ressourcement estival, seront peut-être même envieux de vos 333 courriels entrés pendant que vous étiez au paradis. Cette information triviale pourrait même les frustrer.

Ne pensez même pas à envoyer des photos à tous dans le bureau. Partagez les détails de vos vacances en privé avec vos proches et pendant vos pauses.

11. Ne revenez pas en tenue « vacances ».

Même le port de lunettes soleil sur la tête vous affichera comme encore en vacances.

Relisez ce billet pour la liste complète des vêtements à éviter pour le temps chaud au boulot.

Roum dum dum wa la dou « C’est le temps des vacances… », la version de Pierre Lalonde est LA classique et celle-ci de Raffy vous fera certes danser. Mais, ne cliquez pas ces liens avant d’avoir fermé la porte de votre bureau et d’avoir mis vos écouteurs.

Allez hop! Profitez bien!

Vous vivez une situation délicate? Ce blogue est à votre service, écrivez-moi julie@julieblaiscomeau.com. Votre situation pourrait éclairer d’autres lecteurs.

Publié le 25 juin, 2015 lesaffaires.com (c) Julie Blais Comeau