NÉGOCIER; COMMENT PASSER DE DIFFÉRENTS À GAGNANT-GAGNANT

Selon Justice Québec : « La négociation est à la base de tous les modes de prévention et de règlement des différends. Elle repose sur la communication et la discussion volontaire entre deux ou plusieurs personnes pour régler des différends. »

Même si plusieurs croient que la négociation est réservée aux diplomates sur la scène internationale, vous savez que négocier est au coeur de vos activités professionnelles et même personnelles au sein de votre propre famille.

Dans ces aller-retours de la négociation, vous dansez en faisant un pas devant, puis un autre derrière. Peu importe l’écart entre vos perspectives, interdépendants, l’autre et vous devez équilibrer le balancier. Possiblement avec des compromis ainsi que des accommodements, l’autre et vous visez une victoire qui vous verra vainqueurs, en respectant chacun vos valeurs et votre saine relation l’un à l’autre.

L’objectif commun de résoudre le conflit avec un consensus des comportements doit dominer. Voici les cinq étapes d’une négociation de coopération qui vous permettra de passer d’adversaires à partenaires.

I– ENVISAGER UN OBJECTIF COMMUN

Analysez premièrement l’aboutissement que vous souhaitez. Détaillez votre vision d’une négociation réussie. Listez des bénéfices pour vous, votre société et vos employés. Énumérez aussi les désavantages de ne pas réaliser ou acquérir. Validez les ressources disponibles et les limites que vous devez respecter. Imaginez et informez-vous des possibles scénarios ainsi que de leurs répercussions et revers.

Au-delà de votre vision, vous devez tout aussi bien connaître la réalité de votre rival : ses besoins, ses enjeux, ses préoccupations, ses possibles pertes et ses gains, ainsi que sa personnalité. Faites vos devoirs en fouillant le site web de la compagnie, son profil LinkedIn, et en vous informant dans votre entourage.

Puis, la partie la plus importante de votre préparation est de commencer à lier chacun de vos objectifs respectifs en quête d’une solution commune. Au fil de la négociation, vous concevrez de nouvelles options.

II– OFFICIALISER UN PROCESSUS

Comme vous le faites pour vos autres collaborations, identifiez les personnes qui ont le pouvoir d’accepter ou de refuser ce que vous proposez. Leur présence est primordiale. Invitez-les et assignez la date ou les dates, selon leurs disponibilités. Informez-vous de leurs rôles et pouvoirs.

Avec ces décideurs, choisissez le mode de communication le plus efficace. Négocierez-vous en personne, au téléphone, ou en visioconférence ? Si vous allez vers eux, vous annoncez que vous êtes sérieux. Vous aurez aussi l’avantage d’observer leur culture en action. S’ils viennent vers vous, vous serez chez vous, « confo » dans votre bureau. Au resto, le terrain sera neutre.

Inspirés de vos objectifs respectifs, détaillez les étapes nécessaires, au sein d’un ordre du jour ou d’un calendrier de négociation.

Discutez aussi de la façon dont vous officialiserez l’entente : verbalement, par courriel, par contrat, etc.

Basez le processus de la négociation sur des relations de confiance. Reconnaissez d’abord que vous devez acquérir la confiance de l’autre. La façon la plus efficace est d’être respectueux de l’autre en faisant preuve de transparence et d’authenticité. Maintenez la dignité de l’autre. Ne le minimisez pas, ne le ridiculisez pas.

III– CONCILIER STRATÉGIQUEMENT

En négociation, votre responsabilité est non pas de convaincre, mais de créer un accord. Vous voulez vous entendre avec l’autre. Les deux parties doivent perdre pour gagner.

Pour vous assurer d’une négociation juste et respectueuse, annoncez cette intention avant de commencer. L’énonciation de ce bref code d’éthique donnera le décorum souhaité à votre échange.

Quelques principes bien connus s’appliquent à une stratégie de négociation réussie, les voici :

Demandez plus que ce que vous souhaitez. Établissez votre idéal utopique tout en étant raisonnable selon l’autre et son contexte actuel.
La première offre, ou demande, dicte la suite de l’échange. Soyez sage et faites-le en premier, poliment.
Soyez prêt à vous départir de quelque chose. Quand vous donnez, faites-le remarquer. Ainsi vous activerez la diplomatie du donnant-donnant.
Ne lésinez pas. Le temps est votre ennemi commun. Tout change si rapidement. Répondez promptement et agissez conséquemment.
Si vous n’avancez pas ou tournez en rond, demandez de prendre une pause pour réfléchir, vous rafraîchir, consulter ou remuer vos méninges avec les membres de votre équipe.
Si rien ne va, si vous vous sentez non respecté, humilié ou agressé, donnez-vous le droit de cesser la négociation. Sans à votre tour reproduire ces comportements non honorables, mettez fin à la négociation en utilisant des phrases de ce genre : « Je ne crois pas que nous nous nous entendrons. Cette option n’est pas en lien avec nos valeurs organisationnelles. Nous nous retirons de cette négociation. Bon succès pour la suite des choses. »

IV– PRÉSENTEZ PARALLÈLEMENT

Une bonne négociation consiste à demander et à refuser clairement et calmement, sans pointer du doigt, sans rancune, sans vengeance ni intimidation. Reconnaissant les deux pôles, le vôtre et le leur, exposez votre intention d’une perspective empathique. Demandez avec un langage positif et inclusif.

Alternativement, laissez à l’autre le soin d’exprimer son intention, sans interruption.

Subséquemment, selon la réponse, questionnez avec curiosité, sans confronter. Vous êtes en quête d’informations pour comprendre.

Parlez moins, écoutez plus et observez sans jugement. Cette collecte d’informations sans émotion permet la conception de solutions avantageuses pour les deux parties.

Apprivoisez aussi le silence. Respirez. Prenez des notes. Ces techniques permettent de rester dans le moment présent, focalisé sur une intention de création gagnante-gagnante.

Mettez l’accent sur vos forces, pour combler leurs faiblesses.

V– CONCLUEZ AVEC TRANSPARENCE ET AVEC PROFESSIONNALISME

Une fois que vous êtes tous d’accord, ne vous empressez pas de terminer. Pour éviter des surprises ou d’avoir à renégocier, il est impératif de résumer l’entente. Officialisez-la à haute voix. Dans l’action de la conclusion, énumérez les conditions. Les yeux dans les yeux, un point à la fois, validez avec l’autre. « Cette entente vous convient-elle ? Y a-t-il autre chose que nous devons considérer ? » La liste de ce qui est négocié et approuvé peut être composée de simples puces. Dès que les deux parties sont d’accord, vous êtes prêts à passer au contrat.

Remerciez l’autre. Indiquez-lui ce que vous avez apprécié : son franc jeu, sa patience, son honnêteté, etc. Occasionnellement selon le résultat de la négociation et surtout selon la réaction de l’autre, il peut être tout à fait approprié de célébrer. Lors d’une telle fête, invitez aussi tous les collaborateurs qui ont contribué au succès de la négociation en arrière-plan.

Dernièrement, laissez le soin aux experts d’officialiser le document.

CONCLUSION

Puisque vous négociez souvent avec les mêmes personnes, une fois la négociation terminée et que l’entente est scellée, faites preuve d’intégrité et d’honnêteté. Honorez vos paroles et vos actions. Le monde des affaires est bien petit et le non-respect de ces règles pourrait hanter votre réputation et mal entamer vos prochaines négociations.

Vous vivez une situation délicate? Ce blogue est à votre service. Écrivez-moi julie@julieblaiscomeau.com. Votre situation pourrait éclairer d’autres lecteurs.

Publié La référence Ordre des conseillers en ressources humaines du Québec octobre, 2020 (c) Julie Blais Comeau