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ORGANISER SON BUREAU POUR ÊTRE EFFICACE

Comme vous, votre bureau projette une image. La majorité des employés jugent l’état des bureaux de leurs collègues en lien avec l’efficacité et la capacité d’accomplir le travail requis. Que dit votre espace de travail ? Est-ce qu’il invite la confiance ? Puis qu’en est-il de votre crédibilité ; est-elle mise à mal par l’état de votre bureau ?

C’est la rentrée pour les enfants et tous vos collègues seront de retour en poste après les vancances. Profitez de cette effervescence pour organiser votre environnement afin qu’il rayonne comme vous : confiance et crédibilité. En prime, votre efficacité et votre productivité seront augmentées.

L’organisation de votre bureau commence par l’assignation d’une plage horaire.

Assignez-vous une demi-journée ou allez-y par tranches d’une heure ou même d’une demi-heure. Vous n’avez pas le temps de tout stopper ? Organisez-vous pour vous organiser ;-). Sérieusement, cet investissement de votre temps sera votre meilleur retour sur investissement du trimestre, voire de l’année.

I– FAITES LE MÉNAGE

Commencez par retirer bottes, chaussures, tasses, plantes mortes ou autres objets qui ne vous servent plus. Mettez chaque chose à sa place en reconnaissant que chaque place à sa chose. Vous ne savez pas où mettre certaines choses, faites une pile. Vous leur assignerez un endroit au numéro II.

Ne tolérez jamais les cernes de tasses de café, la poussière, les taches ainsi qu’une poubelle qui déborde. En plus de nuire à votre image, le manque de propreté de votre bureau peut aussi avoir un impact sur votre santé et celle de vos collègues. N’oubliez pas de désinfecter votre clavier et votre téléphone. S’il y a des lunes que ça a été fait, ils pourraient contenir plus de microbes que le siège de la toilette que votre concierge purifie au quotidien…

II– ASSIGNEZ DES ZONES

Vos activités passent de la planification à l’exécution, incluant la coordination, la recherche et peut-être aussi le coaching. De votre fauteuil, vous passez de votre ordinateur à votre bibliothèque et votre classeur. Vous vous levez pour inviter des employés à s’asseoir dans votre coin rencontre ainsi que pour rassembler tous vos accessoires avant d’aller animer un atelier.

Faites la liste de vos activités quotidiennes et rassemblez-les pour établir des zones. Selon les scénarios ci-haut, vous pourriez en avoir quatre.

1) Active / branchée

C’est ici que débute et se termine votre journée. Votre téléphone portable y est branché. Vous lisez vos courriels, vous imprimez des documents et vous répondez à vos appels. En complément de votre ordinateur, votre imprimante et votre téléphone, votre espace nécessite aussi au minimum du papier, des crayons, une agrafeuse ainsi qu’un classeur pour vos dossiers.

2) Créative / épurée

Quand vous êtes en mode novateur ou stratégique, vous aurez besoin de l’espace, surtout du vide avec un accès facile à vos référentiels et documents.

Dans un espace plus restreint, ce coin peut être adjacent à votre ordinateur, sur la même table. Il suffit d’avoir un espace « vierge » pour laisser toute la place à vos idées.

Votre classeur peut se trouver entre les zones Active / branchée et Créative / épurée. Tout ce qu’il vous faut est de pouvoir vous concentrer sans distraction. Fermez le son de vos appareils. Rangez vos papiers et dossiers.

3) Références / papier

Même si la société pour laquelle vous travaillez vient de remporter un prix écolo pour vos efforts de réduction du papier, vous avez probablement encore certains livres et manuels que vous consultez. Vous avez aussi des dossiers, des blocs-notes, des étiquettes et toute votre panoplie de papier. C’est ici que doit se retrouver toute cette collection.

4) Hors bureau / à apporter

Cette dernière zone doit être près de la porte ou à l’entrée de votre cubicule.

Sa mission est de rassembler tout ce dont vous aurez besoin quand vous serez en fonction, hors de votre bureau. Elle peut être le dessus d’un classeur, un panier ou un cabaret.

Au fur et à mesure que vous terminez un document, achetez des trucs et pensez à un objet qui vous sera nécessaire pour votre prochain déplacement, placez-le dans cette zone. Les prix que vous venez d’acheter pour le barbecue Reconnaissance de vos employés, les livres pour le lac-à-l’épaule ou votre affiche géante pour la conférence à l’extérieur du pays, s’y retrouveront et n’envahiront pas vos autres espaces.

III– TRIEZ POUR ÊTRE EFFICACE

Comme pour le ménage de votre garde-robe, le ménage de votre bureau commence par un tri.

Testez chaque accessoire de bureau

Vérifiez que chaque objet qui est à votre disposition fonctionne bien. Ça inclut chaque menu article dans votre tiroir fourre-tout. Chaque crayon doit être testé. Faire trois tentatives pour trouver un stylo qui fonctionne est une perte de temps qui peut miner votre crédibilité.

Songez ensuite à la fréquence à laquelle vous utilisez chaque outil de travail. S’il fait ce qu’il doit faire, disposez-le sur votre bureau ou rangez-le de sorte que ce soit facile et fluide de l’utiliser selon votre routine. Ainsi, si vous devez régulièrement brocher des documents, votre agrafeuse doit être à portée de main sur votre bureau ou rangée de façon accessible dans un tiroir.

Si un objet est brisé, faites-le réparer. Si vous avez des gadgets ou fournitures que vous n’utilisez plus ou rarement, passez-les au suivant ou remisez-les loin de votre zone quotidienne.

Classez vos documents

Évaluez chaque feuille de papier et chaque dossier, selon quatre catégories : 1) à archiver, 2) en cours, 3) référentiels et 4) désuets.

Ce qui ne sert plus doit être déchiqueté ou jeté, selon votre politique organisationnelle.

Si vous avez un système en place, honorez-le. Si vous n’en avez pas encore, créez-en un. Regroupez par sujets et classez alphabétiquement par dates, en mettant les fiches les plus récentes sur le dessus. Utilisez un code de couleurs. Le repérage sera plus rapide que la lecture de chaque étiquette.

Maîtrisez votre boîte de réception

Qu’elle soit dans Outlook ou un autre logiciel de messagerie, elle ne fait pas exception au ménage du printemps.

Attention, votre boîte de réception ne devrait pas dicter votre emploi du temps. Vous la contrôlez. Ce n’est pas ses messages qui doivent bousculer vos priorités.

Soyez « stratégique » dans l’utilisation de votre correspondance électronique. Assignez-vous des moments réguliers pour la consulter, de deux à cinq par jour. Ne laissez pas chaque message entrant vous distraire et vous tirer dans une autre direction.

Programmez des règles pour que vos courriels se classent automatiquement dans vos fichiers.

Au quotidien, chaque matin, avant de lire vos courriels, réaffirmez vos priorités. Au fil de la journée, aux temps que vous avez assignés : répondez, archivez, supprimez ou oubliez. Oui, vous avez bien lu, oubliez. Cette classification est pour les courriels qui ne sont pas en lien avec vos objectifs. Souvent leurs expéditeurs vous ressolliciteront pour que vous passiez à l’action.

Une bonne astuce est d’avoir un fichier électronique pour les infolettres auxquelles vous êtes abonné. Question de vous garder dans le courant, lisez-les hebdomadairement, toujours au même moment, en rafale et souvent en diagonale. Un bloc de 15 à 30 minutes devrait être suffisant. Sinon, validez chaque abonnement et sa pertinence actuelle. À ce fait, je vous invite à vous inscrire à mon infolettre, elle est gratuite et offre en prime mon e-book Cinq règles à maitriser pour rayonner http://eepurl.com/ln-oD. 

Considérez aussi que l’objectif d’une boîte de réception à zéro n’est peut-être pas aussi productif que ça le laisse paraître. Cette vision peut devenir obsessive en risquant de faire disparaître des informations, soustraire des suivis pour ultimement être une perte de temps.

IV– DÉCOREZ POUR RAYONNER

Tout comme chaque accessoire de votre tenue vestimentaire, chaque bibelot et photo dans votre bureau est complémentaire à votre image. Pensez-y. Ce qui vous semblait rigolo sur la tablette du magasin l’est peut-être moins quand un employé en crise, ou le propriétaire, entre à l’improviste.

Une plante est toujours un bon choix. Mais, si vous n’avez pas le pouce vert et êtes souvent en déplacement, elle sera négligée et deviendra vite déprimante, et pourrait nuire à votre image.

Votre sac d’entraînement, vos chaussures et votre parapluie ne sont pas officiellement des objets de décoration, mais lorsqu’ils sont visibles, ils ont aussi un impact sur votre image. Rappelez-vous d’assigner une place pour chaque chose. Dans le cas de ce trio, un support à crochets avec un sac à chaussures, suspendu sur la porte ou au mur, pourrait très bien faire l’affaire en étant loin des yeux de vos visiteurs.

CONCLUSION

Concluez chaque journée avec un dix minutes de rangement, classement et nettoyage. Quand vous rentrerez le lendemain, votre bureau vous accueillera et vous permettra de performer en entrant.

Même si vous vous retrouvez facilement dans votre bazar, votre espace doit être sécuritaire et prêt à passer une inspection préventive des pompiers ainsi que de permettre à vos collègues et votre patron de retrouver de l’information en votre absence, au cas où vous auriez une urgence.

Avec un bureau organisé, même en votre absence, vous projetterez confiance et crédibilité.

Vous vivez une situation délicate? Ce blogue est à votre service, écrivez-moi julie@julieblaiscomeau.com. Votre situation pourrait éclairer d’autres lecteurs.

Originalement publié dans La référence de l’Ordre des conseillers en ressources humaines du Québec.

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